Deklaracja nie jest samodzielnym oświadczeniem oderwanym od badań. Art. 13 wymaga, aby podmiot działający na rynku mógł na żądanie właściwych organów udostępnić dokumentację uzupełniającą wykazującą zgodność aktywnych i inteligentnych materiałów oraz ich składników z rozporządzeniem.
Dokumentacja powinna obejmować informacje o odpowiedniości i skuteczności systemu, warunki i wyniki badań, obliczenia lub inne analizy oraz dowody bezpieczeństwa albo uzasadnienie pozwalające wnioskować o zgodności. To ważne, bo system może być bezpieczny chemicznie, a jednocześnie nieskuteczny w deklarowanym zastosowaniu — albo działać prawidłowo tylko w określonym zakresie temperatury, wilgotności czy objętości opakowania.
HoReCa nie musi przechowywać całego dossier producenta, ale powinna posiadać dokumenty potrzebne do prawidłowego użycia i identyfikacji produktu. Warto zachować deklarację, instrukcję, specyfikację, numer partii lub modelu i dowód dostawy. Jeżeli dostawca aktualizuje dokumentację, dobrze zachować informację, od kiedy nowa wersja obowiązuje, aby można było powiązać ją z partiami pozostającymi w użyciu.