Rozporządzenie wymaga, aby objęte nim materiały i wyroby, które nie mają jeszcze kontaktu z żywnością, a także bisfenole i ich pochodne przeznaczone do użycia jako monomery lub inne substancje wyjściowe, były na wszystkich etapach obrotu innych niż detaliczny objęte pisemną deklaracją zgodności. Odpowiednia dokumentacja dowodowa musi być dostępna i przekazywana organom bez zwłoki na ich żądanie.
Załącznik III wskazuje m.in. dane podmiotu wystawiającego deklarację, dane producenta lub importera, identyfikację materiału pośredniego lub końcowego wyrobu, datę dokumentu, listę bisfenoli lub pochodnych bisfenoli użytych przy produkcji oraz stwierdzenie zgodności z rozporządzeniem 2024/3190 i właściwymi wymaganiami art. 3, 15 i 17 rozporządzenia 1935/2004.
Dla lokalu gastronomicznego oznacza to, że dokument powinien dać się przypisać do faktycznie kupionego wyrobu. Deklaracja bez nazwy, kodu, modelu lub innego wiarygodnego sposobu identyfikacji jest znacznie mniej użyteczna. Przy zmianie dostawcy lub modelu nie należy automatycznie przenosić starej deklaracji na nowy produkt.