Dokumentacja
Macierz alergenów powinna wynikać z receptur, nie z pamięci
Praktycznym narzędziem jest macierz, w której każde danie zostaje zestawione z 14 kategoriami. Jej wartość zależy jednak od jakości danych wejściowych. Dla każdej pozycji trzeba znać skład surowców prostych i złożonych, a w szczególności sosów, mieszanek przypraw, pieczywa, deserów, marynat i półproduktów.
Macierz powinna mieć właściciela, datę lub numer wersji i powiązanie z recepturą. Po zmianie surowca trzeba sprawdzić nie tylko nazwę produktu, lecz także jego aktualną etykietę lub specyfikację. Jeżeli dane nie są pewne, potrawa nie powinna być sprzedawana pod starą deklaracją do czasu wyjaśnienia.
Warto rozdzielić trzy poziomy informacji. Pierwszy to skład zamierzony, czyli alergeny wynikające bezpośrednio z receptury. Drugi to dane złożonego surowca, np. mieszanki przypraw, sosu lub pieczywa, które trzeba przenieść z aktualnej etykiety/specyfikacji. Trzeci to ryzyko niezamierzonej obecności związane z procesem. Połączenie tych trzech poziomów w jednej kolumnie bez wyjaśnienia prowadzi do chaosu: pracownik nie wie, czy dana pozycja jest składnikiem, ostrzeżeniem czy tylko potencjalnym ryzykiem. Dlatego macierz powinna jasno pokazywać źródło każdej informacji.