Identyfikowalność żywności w łańcuchu dostaw

W prawie żywnościowym identyfikowalność oznacza możliwość prześledzenia i odtworzenia drogi żywności, paszy, zwierząt przeznaczonych do produkcji żywności oraz substancji przeznaczonych lub przewidywanych do włączenia do żywności lub paszy na wszystkich etapach produkcji, przetwarzania i dystrybucji. Dla restauracji, hotelu, cateringu lub stołówki najważniejsze jest praktyczne pytanie: czy dla konkretnego produktu można szybko ustalić jego źródło i dalszy kierunek przepływu?

Identyfikowalność sama w sobie nie czyni produktu bezpiecznym. Jej rolą jest przede wszystkim ograniczenie skutków problemu: umożliwia szybsze rozpoznanie zakresu incydentu, zawężenie partii objętych blokadą lub wycofaniem, przekazanie wiarygodnych informacji właściwym organom oraz uniknięcie niepotrzebnego wycofywania produktów, których problem nie dotyczy.

W HoReCa system może być prosty. Nie musi oznaczać drogiego oprogramowania. Może opierać się na połączeniu faktur, dokumentów dostawy, etykiet producenta, numerów partii, dat, rejestrów przyjęcia i wewnętrznych oznaczeń. Liczy się to, czy dane są spójne, uporządkowane i możliwe do odtworzenia wtedy, gdy są naprawdę potrzebne.

Komisja Europejska opisuje ogólny model art. 18 jako zasadę „one step back – one step forward”. „Krok wstecz” oznacza możliwość wskazania dostawcy produktu. Nie chodzi wyłącznie o kierowcę, który fizycznie przywiózł towar, ale o podmiot będący źródłem dostawy w rozumieniu handlowym. „Krok naprzód” oznacza możliwość wskazania przedsiębiorstwa, któremu produkt został dalej dostarczony.

Dla typowej restauracji największe znaczenie ma krok wstecz, ponieważ większość przygotowanej żywności trafia bezpośrednio do konsumentów. Inaczej jest w cateringu, centralnej kuchni, produkcji dla kilku punktów lub dostawach B2B — wtedy trzeba również odtwarzać kierunek dalszego przekazania żywności.

W praktyce warto połączyć dokument handlowy z identyfikacją produktu: nazwą, wariantem, ilością, datą dostawy, a gdy jest dostępny — także numerem partii, datą minimalnej trwałości lub terminem przydatności. Dzięki temu podczas incydentu nie trzeba sprawdzać całej historii zakupów od danego dostawcy, lecz można szybciej zawęzić zakres.

To ważne rozróżnienie. Zgodnie z wytycznymi Komisji ogólne brzmienie Rozporządzenia 178/2002 nie nakazuje wprost tworzenia połączenia między każdą partią przychodzącą a każdą partią produktu wychodzącego wewnątrz przedsiębiorstwa, o ile bardziej szczegółowe przepisy sektorowe nie stanowią inaczej.

Mimo to identyfikowalność wewnętrzna ma dużą wartość praktyczną. Jeżeli kuchnia potrafi ustalić, do których potraw wykorzystano określoną partię składnika i w jakim przedziale czasu, wycofanie może być znacznie węższe. Bez takiego powiązania przedsiębiorca często musi przyjąć bezpieczniejszy, ale szerszy zakres blokady.

Poziom szczegółowości powinien być proporcjonalny do rodzaju działalności. Mały lokal może stosować prosty zapis daty otwarcia i numeru partii przy produkcie. Kuchnia centralna, która codziennie wysyła setki porcji do wielu odbiorców, może potrzebować systemu łączącego partie surowców, partie produkcyjne i odbiorców.

W magazynie kuchennym często dochodzi do rozdzielenia produktu od etykiety producenta. Mąka trafia do pojemnika, mięso jest porcjowane, opakowanie zbiorcze nabiału jest otwierane, a składniki są rozdzielane między stanowiska. W takich sytuacjach warto z góry określić, jakie dane muszą „podążać” za produktem.

Minimalny praktyczny zestaw wewnętrzny może obejmować nazwę, datę otwarcia lub przepakowania, termin przydatności oraz numer partii, jeżeli jest dostępny i potrzebny do identyfikacji. Przy dużej rotacji pomocne bywają oznaczenia kolorystyczne, numery pojemników lub proste kody. Ważne, aby system nie prowadził do pomylenia oznaczenia wewnętrznego z oznaczeniem producenta.

Jeżeli jedna partia zostanie rozdzielona do kilku miejsc magazynowych, identyfikowalność powinna pozwolić rozpoznać wszystkie te miejsca podczas blokady. Jeżeli w jednym pojemniku łączy się kolejne dostawy tego samego produktu, znacznie trudniej później oddzielić partie; sposób uzupełniania pojemników powinien więc uwzględniać ryzyko i procedurę wycofania.

Art. 18 sam w sobie nie ustanawia jednego minimalnego okresu przechowywania zapisów dla wszystkich produktów i przedsiębiorstw. Oficjalne wytyczne Komisji omawiają praktyczne okresy odniesienia, ale jednocześnie podkreślają konieczność uwzględnienia rodzaju produktu oraz bardziej szczegółowych wymagań prawnych.

Dlatego nie należy tworzyć firmowej reguły wyłącznie na podstawie jednego zdania o „5 latach”. Dla produktów o krótkim terminie przydatności, produktów z datą minimalnej trwałości oraz produktów objętych przepisami szczególnymi sensowny okres może być inny. Procedura archiwizacji powinna uwzględniać trwałość produktu, czas realnego obrotu, możliwość późniejszego zgłoszenia problemu i obowiązki wynikające z innych przepisów.

Praktycznie ważniejsze od samej liczby lat jest to, aby w czasie, gdy zapis może być potrzebny, był nadal czytelny i dostępny. Paragon termiczny, wyblakła etykieta albo plik zapisany na nieużywanym komputerze formalnie „istnieje”, ale może nie spełnić celu systemu.

Najlepszym testem systemu jest realne wycofanie. Jeżeli producent lub dostawca podaje nazwę produktu i numer partii, lokal powinien szybko ustalić, czy produkt został przyjęty, czy nadal jest w magazynie, czy został już użyty i — przy dostawach B2B — do kogo mógł trafić.

Identyfikowalność łączy się tutaj z art. 19 Rozporządzenia 178/2002. Gdy żywność nie spełnia wymagań bezpieczeństwa i opuściła bezpośrednią kontrolę operatora, mogą powstać obowiązki rozpoczęcia wycofania i poinformowania właściwych organów. Jeżeli produkt mógł dotrzeć do konsumenta, może być potrzebna również skuteczna informacja dla konsumentów i — gdy inne środki są niewystarczające — odzyskanie produktu.

Im dokładniejsze dane identyfikowalności, tym łatwiej objąć działaniem właściwy zakres. System, który potrafi rozpoznać tylko „ser od dostawcy X”, może wymusić szeroką blokadę. System łączący dostawę z konkretną partią i okresem zużycia pozwala często działać znacznie precyzyjniej.

Najpraktyczniejszym audytem jest test „z półki do dokumentu” i „z dokumentu do półki”. W pierwszym wariancie wybierz losowy produkt z magazynu i spróbuj ustalić dostawcę, datę dostawy, dokument, ilość i — jeśli jest dostępny — partię. W drugim wybierz losową dostawę z dokumentu i sprawdź, gdzie produkt znajduje się obecnie lub kiedy został zużyty.

Jeżeli przedsiębiorstwo realizuje dostawy B2B, wykonaj również test kroku naprzód. Wybierz produkt lub partię i ustal, którzy odbiorcy biznesowi mogli go otrzymać. Nie chodzi o tworzenie sztucznego raportu, lecz o sprawdzenie, czy w razie wycofania lista odbiorców powstanie szybko i bez zgadywania.

Wynik testu warto zapisać: co sprawdzono, ile czasu zajęło odtworzenie informacji, czego brakowało i jakie działanie korygujące wykonano. Regularne ćwiczenie wykrywa błędy w spokojnym momencie, zanim ten sam problem pojawi się podczas realnego incydentu.

1. Dostawcy: potrafisz wskazać podmiot, od którego otrzymałeś każdy produkt.
2. Produkt: dokumentacja jednoznacznie identyfikuje dostarczony towar.
3. Data i ilość: zapis pozwala ustalić kiedy i w jakiej ilości produkt został dostarczony.
4. Partia: zachowujesz numer partii lub inne oznaczenie tam, gdzie jest dostępne i potrzebne.
5. Przepakowanie: po usunięciu opakowania źródłowego nie tracisz informacji potrzebnych do odtworzenia produktu.
6. Odbiorcy B2B: przy dostawach do innych przedsiębiorstw potrafisz wskazać bezpośredniego odbiorcę.
7. Archiwum: zapisy są czytelne, uporządkowane i przechowywane przez okres odpowiedni dla produktu i wymagań szczególnych.
8. Dostępność: osoba odpowiedzialna potrafi szybko odnaleźć dane na żądanie właściwego organu.
9. Wycofanie: system pozwala szybko ustalić, co zablokować i gdzie produkt mógł trafić.
10. Test: regularnie sprawdzasz losowy produkt „krok wstecz” i — gdy dotyczy — „krok naprzód”.